– Ja, det nytter!

– Ja, det nytter! Vi har stadig en lang vei å gå, men vi ser resultater. Tendensen er tydelig og oppmuntrende.

Monica Lilloe-Salvesen peker fornøyd på søylediagrammene sine. De viser ulike faser av hvordan en plansak beveger seg fra utbyggers initiativ og fram til politisk vedtak. En prosess som altså tar tid – og såpass mye tid at kritikken har haglet. Særlig har skytset vært rettet mot Plan- og bygningsetaten, altså den kommunale etaten som har ansvaret for saksbehandlingen. Oslo vokser stadig, byen trenger flere og nye boliger, så hvorfor går det så trått?

Først en liten oppklaring: Det tar ikke drøye fem år å få godkjent en enebolig i Oslo, heller ikke et påbygg eller en fasadeendring. Dette handler om reguleringsplaner. Altså større prosjekter og utbygginger.

Så: Hvorfor tar en plan så lang tid?

For et drøyt år siden startet Plan- og bygningsetaten iverksettingen av tiltakene i FIP: «Forbedringsprosjekt for innsendt plan». Fem år skulle reduseres. Og det er dette arbeidet prosjektleder Monica Lilloe-Salvesen nå kan se resultater av: En tydelig nedgang i saksbehandlingstid på de sakene som har blitt påbegynt etter implementering av tiltakene.

– Vi får ofte høre at all tidsbruk er vår skyld. Det er derfor viktig å påpeke at ansvaret ikke er vårt alene. Forslagsstillerne, altså utbyggerne som foreslår prosjektene, står faktisk for 65 prosent av tidsbruken. Så vi ser på alle faktorer og alle aktører, alt legges under lupen. Hva kan vi gjøre, hva kan utbyggerne gjøre? Hva kan vi alle gjøre, altså ved å samarbeide bedre?

En omfattende kartlegging viser at årsaken til tidsbruken er sammensatt og ligger flere steder i prosessen.

– Vi overvåker tidsbruken i alle faser og ser at det kanskje er aller mest å hente i «mellomrommene» mellom våre behandlingsfaser, altså det vi kaller dialogfasene. Det er her planforslagene faktisk blir utarbeidet, så det er naturlig at det går en del tid her, men vi ønsker å bidra til at også disse fasene kan reduseres. Og vi ser at der alle har fokus på fremdrift, så får vi det til, sier prosjektlederen.

Avklaringer og tydelighet

Lilloe-Salvesen peker på at viktige faktorer, altså for å redusere tidsbruken, er rolleforståelse og tydelighet. Så her det lagt ned innsats.

– Utbyggerne har tidligere uttrykt frustrasjon over at vi, som altså skal behandle og forhåpentligvis kunne anbefale planforslagene, har vært utydelige på hvilke rammer som gjelder for utviklingen og hva vi kan anbefale. Utbyggerne ønsker seg en større grad av forutsigbarhet. Men det har vist seg at de ofte antar ting, altså uten at det er verifisert. Da har de selv et ansvar for å spørre. Vi er ikke utydelige med vilje. Vi har også registrert at det ikke har vært helt klart hva en fagkyndigs rolle og ansvar er, altså hvordan arkitekter eller planleggere som jobber for utbyggerne, bør utrede og forberede sakene som skal legges fram for oss. Vi har derfor tydeliggjort dette i et notat som beskriver kravene til en fagkyndig, det finnes nå på etatens nettsider, sier Lilloe-Salvesen.

Utbyggerne kan fremme saker som går imot både de politiske føringene for byutviklingen og Plan- og bygningsetatens anbefaling.

– Men da er det viktig at vi gjør dem oppmerksomme på at de løper en større risiko for at saken deres ikke blir vedtatt. Vi får også gode tilbakemeldinger på at vi nå koordinerer arbeidet i kommunale etater. Istedenfor at utbyggerne må henvende seg til Bymiljøetaten, Byantikvaren og Vann- og avløpsetaten, sørger vi for denne kommunikasjonen. Det er effektivt og klargjørende, sier Lilloe-Salvesen.

Samhandling om hva som fungerer

Et av Plan- og bygningsetatens bidrag til forbedret kommunikasjon er å sørge for enkel og god kontakt. En sak skal ikke lenger «forsvinne» i systemet, den skal ha én saksbehandler som det er lett å få tak i. Et nytt tiltak er dessuten evalueringsmøter underveis i prosessen. Disse skal bidra til både læring og ansvarliggjøring.

– Det er helt avgjørende at vi får tilbakemeldinger fra utbyggerne og deres fagkyndige om det vi prøver ut fungerer eller ikke. Vi må passe på så vi ikke legger til nye ting som forlenger prosessen, men bruker tiden på det som gir verdi, sier Lilloe-Salvesen.

Viktig er det også å ha felles forståelse av hva møter resulterer i; her skal gode, korte referater og omforente konklusjoner bidra.

– La meg presisere: en konklusjon kan også være at vi ikke er enige, men da er vi i hvert fall enige om å være uenige, påpeker Lilloe-Salvesen.

Samhandling gir større tillit

Full harmoni og brede smil bør ingen forvente. Det gjør heller ikke Plan- og bygningsetatens prosjektleder:

– Vi kommer jo ikke utenom at det er noe ulike interesser i planprosessen. For å si det enkelt, så vil en utbygger selvfølgelig vektlegge lønnsomhet. Dette fører ofte til at de utfordrer de politiske rammene som gjelder for et område. Vårt ansvar handler om å få fram gode, attraktive by- og bomiljøer som samsvarer med rammene. Dette kan sette den gode dialogen på prøve, påpeker Lilloe-Salvesen.

Men hun er rask til å påpeke at partene også forstår hverandre bedre og bedre og anerkjenner at de har ulike roller i byplanleggingen.

– At vi i større grad møtes og snakker om prosessen, om hva som kan forbedres og hvordan vi kan forstå hverandre bedre, bidrar til å bygge tillit i disse relasjonene.

Lilloe-Salvesen er takknemlig for bidragene fra den eksterne referansegruppen – en gruppe som består av forslagsstillere, fagansvarlige (arkitekter, planleggere, konsulenter) og representanter for Norsk Eiendom (bransjeorganisasjon) og Oslobygg (kommunalt). Gruppen har bl.a. deltatt på møter i Plan- og bygningsetaten der de har redegjort for sine arbeidsmåter og betingelser, og gruppen er en god sparringspartner for prosjektlederen. Monica har dessuten god hjelp av en gruppe interne «endringsagenter». Altså ansatte i Plan- og bygningsetaten som har særlig ansvar for å ha innsikt i prosjektets retning og å være pådrivere for gjennomføringen av prosjektet.

En helhetlig byutvikling

– Vi har dedikerte ansatte som strekker seg langt, som både holder fokus på fremdriften i sakene og samtidig setter kvaliteten i byutviklingen høyt. Det holder ikke å bare bidra til antall boliger, hvis ikke vi samtidig bidrar til god kvalitet i boligutviklingen. Det er begrenset hvor mye vi faktisk får sikret gjennom en reguleringsplan, men der det er vilje og ambisjoner om gode prosjekter, så får vi også det. Turnover blant saksbehandlerne er lav, vi har styrket den interne opplæringen for å sikre god kompetanse i møtet med bransjens proffe aktører, likebehandling og ikke minst god forståelse av egen rolle, sier prosjektlederen.

Utholdenhet og utålmodighet

– Prosjektet krever at vi både må være utholdende fordi vi har så stor tro på at resultatene vil vise seg mer og mer etter hvert, samtidig som vi må være utålmodige og holde «trøkket» oppe, vi må hele tiden jakte på løsninger som gir resultater. Det betyr at vi stadig tester ut og prøver nye ting, samtidig som det vi har testet, og som har ønsket effekt, blir implementert og standardisert, sier Lilloe-Salvesen.

Et nytt tiltak som skal iverksettes, er at Plan- og bygningsetaten og utbyggerne samlet går på befaring på de aktuelle eiendommene. Dermed vil man møtes tidlig, etablere kontakt, få økte muligheter til å presentere saken. Plan- og bygningsetaten tilbyr også informasjons- og veiledningsmøter, som handler om prosessen, på ulike tidspunkter i saksforløpet.

Færre saker inn: Bekymringsfullt

Samtidig som jakten på tidstyvene foregår, er det lavkonjunktur i boligbransjen: Økte renter og usikkerhet reduserer viljen til å sette i gang nye prosjekter.

– At vi mottar færre saker og dermed også færre boliger til behandling, synes vi er bekymringsfullt. Vi skal legge til rette for flere og mer varierte boliger, men det forutsetter at vi får sakene inn, sier prosjektlederen.

Samtidig bidrar lavkonjunkturen til å redusere saksbunken hos Plan- og bygningsetaten. Når «lageret» minker, vil den enkelte saksbehandler få færre saker, noe som trolig også vil redusere behandlingstiden. Prosjektleder Monica Lilloe-Salvesen er altså optimist, og presiserer at Plan- og bygningsetaten fremdeles har en del saker å ta av:

– Vi skal nok bidra godt til boligutviklingen en god stund fremover.