Den store jakten på tidstyvene

– Vi er rett og slett selvransakende. Vi har en sterk vilje til å se hvor skoen trykker. Og så utfordrer vi jo de andre aktørene: hva kan de gjøre?

Det har blåst kraftig lenge nå. Kritikk, debatt, hoderisting. Skyteskiven har vært Plan- og bygningsetaten (PBE) i Oslo. Ting tar for mye tid. Å bygge boliger, næringsbygg, butikker, parker og sykkelveier, alt det som en moderne storby trenger – det går for trått. I snitt fem og et halvt år fra et forslag fremsettes til planen er vedtatt. «Alle» er enige: det er for mye.

Prosjekt

Derfor har Monica Lilloe-Salvesen fått ny jobb. Enhetslederen i PBE har siden august 2022 vært prosjekt- og prosessleder. Prosjektet heter i kort versjon FIP, i lang «Forbedringsprosjekt for innsendt plan».

Kartlegging

– Vi har undersøkt en rekke konkrete saker, i alle faser, vi har brukt mye tid på kartlegging. Og ikke minst: når skjer det IKKE noe? Intervjuene har vært mange, jeg er trygg på å kunne si at alle sider og parter er hørt, sier Monica Lilloe-Salvesen.

Hun har etter hvert fått «drøssevis med forslag». Fra egne kolleger, altså i PBE, fra utbyggere, arkitekter, planleggere, alle involverte. Med seg i arbeidet og vurderingene har prosjektlederen også en ekstern referansegruppe bestående av forslagsstillere (altså byggherrer), fagansvarlige (arkitekter, planleggere, konsulenter) og representanter for Norsk Eiendom (bransjeorganisasjon) og Oslobygg (kommunalt). De får godord fra prosjektlederen: «en fin, konstruktiv gruppe som vil bidra».

– Det har vært en tendens til å skylde på hverandre. Isteden må vi sammen finne gode løsninger. Vi må få økt respekt for det andre gjør, vi må forstå at bransje og planmyndighet har ulike roller, sier Monica Lilloe-Salvesen.

Utydelig

Den store kartleggingen har vist et kraftig innslag av utydelighet.

– Ja, vi er utydelige. Alle parter er utydelige. Vi i PBE kontrollerer nok mer enn vi skal. Vi kan være redde for at materialet som legges frem for politikerne til vedtak kan være feil, og da gjør vi kanskje mer enn vi skal. Svaret er jo å bli tydelig, hva gjør en planmyndighet? Spørsmål må rettes også til bransjen, hva er en fagkyndigs ansvar? Planarbeidet er komplekst, det er krav til utredninger med mer. Da risikerer vi at det framlagte materialet ikke er godt nok. Noen ganger lurer vi på om de som påtar seg ansvar for et fagområde, har gjort seg kjent med hva det innebærer, sier prosjektlederen.

– PBE har fått kritikk for at dere hele tiden ber om nye opplysninger?

– Vi har møtt mye kritikk for dette. Vi ser at både kravet til utredninger og økt detaljnivå i planene volder både oss og bransjen en del bry. Hva er det riktige nivået for når en sak er tilstrekkelig opplyst og forsvarlig utredet? Vi har sett en økning i antall innsigelser fra statlige myndigheter, f.eks. om kvikkleire, støyutfordringer og ras. Det må vi ta alvorlig, sier Lilloe-Salvesen.

Ansvar

– Vi prøver derfor nå å finne ut hva som er grundig nok, hva som er tilstrekkelig. Tingene må være godt belyste. Og vi trenger ikke hundre sider tekst fra utbyggeren, det holder med en godt fundert konklusjon, sier prosjektlederen.

For den som lurer: En planprosess er komplisert. Den handler om byutvikling, sikkerhet, naboer, byggehøyder og tetthet, lys, trafikk, grunnforhold, utnyttelsesgrad, grøntarealer – og endel mer. Ikke minst kan det komme nye føringer fra ulike hold: Klimahensyn, høyhusstrategi, tekniske forskrifter osv. Med flere års saksbehandlingstid kan både PBE og utbygger oppleve at nye bestemmelser kommer inn underveis – og at mye dermed må revideres eller gjøres på nytt.

Det viktige oppstartsmøtet

Innledningen er uansett et oppstartsmøte. Da skal fire etater og aktuell bydel ha uttalt seg, og utbygger skal ha satt seg inn i overordnede planer for eiendommen. Basert på etatenes uttalelser gjør PBE en vurdering, og den aktuelle eiendommen besøkes og besiktiges. En stedsanalyse utarbeides, dessuten et anbefalingskart, altså hvilke premisser som gjelder for eiendommen.

– På oppstartsmøtet diskuterer vi rammer og mulig framdriftsplan, sier Lilloe-Salvesen.

Og det er denne framdriftsplanen som nå – altså i nevnte FIP – har fått ny og kraftig oppmerksomhet.

– Den skal få mye mer vekt enn før. Den skal være realistisk, omforent og forpliktende, den skal klargjøre premissene for arbeidet videre. Vi ønsker å være en pådriver for å få sakene videre og over i neste fase og helt frem til politisk behandling. Vi møter ikke utbyggerne for å forhandle om utnyttelse og etasjer, vi veileder dem om hva politikerne har vedtatt av rammer for byutviklingen i Oslo. Vi synes det er viktig å orientere utbyggerne om hvilken risiko de eventuelt løper når de foreslår utbygging som ikke samsvarer med føringene. Og vi kan bli enige om å være uenige. Et visst rom for skjønn finnes jo, men vår oppgave er å bidra til å realisere prosjekter innenfor rammene som er lagt. Utfordres disse for mye, kan det bidra til økte krav for å belyse konsekvensene av utbyggingen. Dette kan medføre økt tidsbruk, sier prosjektlederen.

Kommunikasjon

Å redusere tidsbruken i en omfattende planprosess, er dessverre ikke bare å skru på en bryter eller to. Effekten av endringer og forbedringer vil ikke vise seg før om relativt lang tid.

– Men opplevelsen av større forutsigbarhet håper og tror jeg at bransjen allerede opplever. Vi har også sett det som viktig å begynne med oss selv. Vi har 50 små og store tiltak vi har igangsatt internt hos oss. En del av disse ligger i samhandlingen med bransjen og de andre etatene, sier Lilloe-Salvesen. Og legger til at «noe av det mest utfordrende» er å skape en felles forståelse av hvorfor dette tar tid.

– Både politikere, administrasjonen, byggebransjen – og jeg selv! vil jo at dette skal bli mer effektivt. Men vårt endringsarbeid krever tid. Vi har kartlagt prosessene, nå handler det om implementering.

Tillit og respekt

Kartleggingen har også vist at prosessen lider av manglende tillit mellom partene.

– Jeg tror dette kan handle om manglende kunnskaper om våre ulike roller og oppgaver. Men hvis vi ikke har respekt for at vi har ulike roller i byutviklingen – og mistror hverandres hensikter, så bidrar jo også dette til økt tidsbruk. Vi har derfor invitert representanter fra referansegruppen til å fortelle oss i Plan- og bygningsetaten hvordan verden ser ut fra deres kant, også på områder utenfor samhandlingen med oss. I tillegg bruker jeg mye tid med både utbyggere og deres fagkyndige for å forklare hva Plan- og bygningsetaten gjør og hva vi ikke skal gjøre, sier Monica Lilloe-Salvesen.

Prioriteringer

En entusiastisk prosjektleder understreker at FIP-arbeidet står høyt på prioriteringslisten i PBE, det er ingen i etaten som nå ikke kjenner prosjektet godt.

– Alle jobber med dette! På alle nivåer!