Flytter saksbehandlingen til skyen

– Det nye systemet er langt mer moderne enn det vi har hatt. Samtidig vet vi at det er krevende å bytte ut en løsning som har formet arbeidsmetodene våre i 25 år, sier Eirik Winnberg i prosjektet for etablering av nytt saksbehandlingssystem i Plan- og bygningsetaten.

– Saksbehandlerne våre håndterer mange ulike saker. Byggesaker utgjør det største volumet, mens plansaker krever mye arbeid. De tar også hånd om eiendomssaker og støttefunksjoner som veiledning, klager og tilsyn. Det krever at vi har systemer som sikrer effektive og etterrettelige søknadsprosesser, sier Winnberg.

Han håper at innføringen vil skje smertefritt, men tar høyde for at ikke alt går helt som planlagt.

– Brukerne av tjenestene våre vil kunne oppleve at saksbehandlingstiden blir noe lengre i en kort periode i høst, men vi vil jobbe hardt for at innføringen vil merkes minst mulig.

Egenutviklede løsninger kobles sammen

Plan- og bygningsetaten var tidlig ute med å utvikle digitale tjenester – blant annet Saksinnsyn som er en av de mest besøkte nettsidene til Oslo kommune. Her kan du følge saksbehandling, lese dokumenter og se status på byggesaker og plansaker. Saksinnsyn er en viktig del av etatens arbeid med åpenhet i saksbehandling.

– Når vi kombinerer dette med Planinnsyn, som viser plankartene for hele kommunen, får brukerne et solid grunnlag for å se hva som har skjedd på en eiendom, sier Winnberg.

Disse tjenestene skal kobles sammen med det nye saksbehandlingssystemet og vil fungere som før.

– Digitaliseringsprosjektene våre har gitt oss verdifull kompetanse. Når vi selv kan gjennomføre slike prosesser, beholder vi et aktivt eierskap til løsningene våre og får fleksibiliteten til å gjøre raske endringer når behovet oppstår.

Automatisert fakturering og bedre databruk

Det nye saksbehandlingssystemet, Plan&Build 360, er utviklet av Tietoevry og vil samhandle med andre løsninger og nasjonale tjenester. I tillegg er det skybasert og oppdateres løpende.

Allerede nå er det integrert med økonomisystemet, slik at fakturering går automatisk. Systemet gir også langt bedre muligheter til å bruke data fra søknadene.

– Tidligere lå alle data lagret i PDF-dokumenter, men nå kan vi registrere informasjonen på nye måter og bruke den aktivt i saksbehandlingen. På sikt vil det gi oss helt andre muligheter til å ta beslutninger, rapportere og analysere, forklarer Winnberg.

Det nye systemet bruker også standardiserte prosesser og nasjonale sjekklister for å sikre lik behandling av søknader.

Nasjonalt samarbeid gir bedre tjenester

Med det nye systemet får Plan- og bygningsetaten i Oslo et sterkere eierskap til det som skjer nasjonalt. Det gjør det enklere å samarbeide med andre kommuner og bidra i videreutviklingen av nasjonale tjenester.

Winnberg mener denne arbeidsmåten vil gi gode resultater for både etaten og brukerne over tid. Med standardiserte prosesser og nasjonale sjekklister blir behandlingen av søknader mer strukturert og etterrettelig.

– Vi skal holde tritt med den teknologiske utviklingen på en annen måte enn det vi har vært i stand til før.

Plan- og bygningsetaten har også gått over til å kun motta byggesøknader digitalt via fellestjenester BYGG. Det betyr at det ikke lenger er mulig å sende inn byggesøknader på e-post.

I fellestjenester BYGG fra Direktoratet for byggkvalitet er det mulig å sende byggesøknader digitalt til alle landets kommuner. Plattformen sikrer at alle søknader leveres i et standard format, uansett hvilket system som brukes.

Det gjør det mulig å automatisere flere oppgaver i saksbehandlingen. Systemet kan for eksempel kontrollere innholdet i søknaden og utføre deler av saksbehandlingen automatisk eller delvis, forklarer Winnberg.

Grundig forberedelse med superbrukere

Det siste året har nærmere 100 saksbehandlere begynt å bruke systemet i en første fase, og i september slipper de resterende 400 til.

For å sikre en smidig overgang har prosjektet samarbeidet tett med erfarne saksbehandlere fra alle fagområder. Disse har fått ekstra opplæring og testet det nye systemet grundig.

– Superbrukerne har foreslått endringer som har blitt implementert i løsningen, meldt inn feil som er rettet og testet på nytt, forteller Winnberg.