Plan- og bygningsetaten vinner klarspråkpris

– Språk er viktig for en demokratisk byutvikling, sier byrådsleder Raymond Johansen og gratulerer Plan- og bygningsetaten med å ha vunnet årets klarspråkpris for kommuner.

–  Jeg vil gratulere Plan- og bygningsetaten med prisen, sier byrådsleder Raymond Johansen. – Byrådet er opptatt av klart språk, og vi er stolte av at det arbeidet som er gjort i kommunen har blitt lagt merke til. Det er viktig for demokratiet at innbyggerne forstår hva det offentlige skriver.

Plan- og bygningsetaten får prisen for det fireårige klarspråkprosjektet som ble avsluttet ved nyttår. Dette er andre gang det ble delt ut en hovedpris for kommuner og fylkeskommuner. Juryen fremhever at “vinneren på en forbilledlig måte har vist hvordan en stor og kompleks organisasjon kan bygge et felles, gjennomarbeidet og langsiktig opplegg for klarspråk som kommer alle brukerne til gode.”

Ellen S  De Vibe Sept2015
– Vi vil fortsette videre med språkarbeidet, fordi dette er ikke et engangsarbeid, sier direktør i Plan- og bygningsetaten, Ellen S. de Vibe.
Foto: Plan- og bygningseetaten

–  Vi har satset på klart språk på flere fronter, sier etatsdirektør Ellen S. de Vibe. – Da vi startet i 2014 var utgangspunktet å revidere brevmalene våre, men vi innså raskt at klart språk ville bli sentralt da vi skulle utvikle digitale tjenester for å gjøre brukerne mer selvbetjente.

Brukerne har gitt gode tilbakemeldinger på resultatene, og de opplever at tekstene er lettere å forstå. I 2017 ble det sendt rundt 130 000 brev til og fra Plan- og bygningsetaten.

–  Med så mye dialog er det er viktig at mottagerne forstår hva vi vil, fordi leserne er ikke bare arkitekten som søker om et byggeprosjekt. Det er naboer og nærmiljø, organisasjoner og lag, ulike fagmiljøer, interesserte innbyggere generelt, medier

og andre offentlige instanser i stat og kommune, sier de Vibe. – Derfor kan vi ikke gjemme oss bak et tungt fagspråk og et komplisert regelverk

– Det er viktig for demokratiet at innbyggerne forstår hva det offentlige skriver, sier byrådsleder Raymond Johansen.
Foto:

Språksatsingen fortsetter

Evalueringer viser at de ansatte opplever at språkarbeidet er nyttig, viktig og nødvendig.  

–  Vi vil fortsette videre med språkarbeidet, fordi dette er ikke et engangsarbeid, sier de Vibe. – Tekster og tjenester skal fortsatt utvikles, ansatte vil fortsatt få språklig veiledning og opplæring, forventningene i samfunnet er i kontinuerlig endring, og vi må satse enda mer på å jobbe med våre virkelig lange tekster hvor ansatte skriver i større grad fritekst. Derfor er vi nå i gang med å ansette en fagansvarlig for klart språk som kan føre arbeidet videre til beste for innbyggerne.


– Byrådet er opptatt av klart språk, og vi er stolte av at det arbeidet som er gjort i kommunen har blitt lagt merke til. Det er viktig for demokratiet at innbyggerne forstår hva det offentlige skriver.

Raymond Johansen, byrådsleder.

Evaluering fra prosjektet peker videre

– Sluttrapporten slår fast at prosjektet i stor grad har vært vellykket. Tekstene våre har blitt bedre, og de ansatte har en bedre bevissthet om hvem de skriver for. Det har altså skjedd en kulturendring som vi nå skal bygge videre på, sier kommunikasjonsdirektør Trude Isaksen.

Sluttevalueringen er gjennomført i av NTB Arkitektst, og rapporten består av en ekstern og en intern undersøkelse, samt dybdeintervjuer av både ledere og medarbeidere i etaten. Her er de viktigste funnene fra rapporten.

1. Undersøkelsene viser at klarspråksprosjektet har hatt effekt  Både de ansatte og de eksterne mottakerne bekrefter at tekstene har blitt mer brukerorienterte. Prosjektet har endret de ansattes syn på språk og skriving, og de har fått verktøy og innsikt til bruk i skrivearbeidet.

2. Både leserne og skribentene mener det er viktig å skrive slik at leseren forstår  De ansatte forteller at de har høy mottakerbevissthet når de skriver. De eksterne brukerne ønsker at hovedbudskapet kommer tidlig i teksten. Et klart flertall (hele 63 prosent) av mottakerne opplever tonen i teksten som passende. Bare to prosent opplever tonen for uformell.

3. Lange tekster er fortsatt en utfordring  Dette kommer frem blant både ansatte og eksterne. En bruker kommenterer at det hjelper lite med godt språk hvis mengden informasjon er overveldende. I klarspråksarbeidet fremover bør vi jobbe videre med informasjonsmengden i ulike saker. Vi kan bli enda flinkere til å stryke og prioritere, og til å tilpasse informasjonstypen til mottakerne.

4. Både leserne og skribentene mener brev fungerer best, mens visse teksttyper fremdeles er en utfordring Dette er gledelig – siden det er standardtekstene vi har jobbet mest med i prosjektet. Imidlertid mener de ansatte at e-poster er en kommunikasjonskanal som har fått for lite oppmerksomhet. Fritekstfeltene, som den enkelte medarbeider selv har ansvaret for, er fortsatt av varierende kvalitet. Vi kan blant annet bli enda bedre på å skille mellom faktagrunnlag og vurderinger, og å argumentere på en tydelig og logisk måte.

5. Språkprofilen brukes mindre nå enn før Språkprofilen var særlig viktig for å bidra til holdningsendring og kulturbygging i starten. I dag er bevisstheten høyere og skrivekulturen en annen, slik at språkprofilen nok ikke er like nødvendig lenger.

6. Språklig opplæring og tilbakemelding er viktig, men ikke satt i system De ansatte ønsker mer oppfølging og støtte når de skriver. Det varierer på hvilken måte språk blir tematisert i de ulike avdelingene, og hvordan lederne involverer seg i medarbeidernes skriving.

7. De ansatte ønsker at etaten fortsatt skal jobbe med klarspråk De ansatte har mange forslag til hvordan vi skal jobbe videre med klarspråk, både små og store tiltak. Ingen mener at vi bør legge ned arbeidet



Publisert: 21. Mars 2018

Les også disse sakene


Oslo kommune byvåpen Oslo kommune