Vil bygge én Plan- og bygningsetat

– En organisasjon er et avansert maskineri, med tannhjul som må passe inn i hverandre for at hjulene skal snurre godt rundt, sier etatsdirektør i Plan- og bygningsetaten Siri Gauthun Kielland. – Vi har levert mye siden vi ble dannet for 30 år siden, alt fra kommuneplaner, områdeplaner, detaljreguleringer til ulovlighetsoppfølging, godt kartverk og nå cirka 6000 årlige vedtak i byggesaker.

Nå tenker hun at det er på tide med endringer i organisasjonen.

– Jeg har satt i gang et arbeid for å få en mer effektiv organisasjon med bedre flyt i arbeidet vårt. Det er et arbeid jeg er sikker på at mange rundt oss vil merke og sette pris på.

Sammenslåing for 30 år siden

Det er mer enn 30 år siden Plan- og bygningsetaten ble dannet, satt sammen av de tre organisasjonene Bygningskontrollen, Byplankontoret og Oppmålingsvesenet. Denne historien kan kanskje forklare litt av utfordringene Plan- og bygningsetaten står overfor nå, mener hun.

– Å slå sammen organisasjoner skal man ta på største alvor. Å bygge en felles kultur er svært krevende.

En intern kartlegging viser nemlig at de ansatte mener Plan- og bygningsetaten ikke er gode nok på å planlegge helhetlig og langsiktig. Og undersøkelser har også vist at Plan- og bygningsetaten ikke oppleves som én etat for kunder og brukere.

– Det ser ut til at vi ikke opererer som én etat internt, og at vi i for stor grad gjør ulike faglige og juridiske vurderinger, sier Kielland. – Dette skal vi nå gjøre noe med.

Såkalte siloer er noe som finnes i mange organisasjoner av en viss størrelse. Manglende internt samarbeid og koordinering gjør at flyten i arbeidet mellom de ulike avdelingene blir dårligere enn ønsket.

– Kartleggingen viser at vi ikke planlegger og prioriterer med utgangspunkt i en felles og ønsket retning, og det gjør det krevende for oss å levere på samfunnsoppdraget, sier Kielland.

Det er dette omorganiseringen skal gjøre noe med.

– Vi skal planlegge helhetlig og langsiktig, være én etat med en enhetlig praksis og ha god saksflyt og god styring på helheten, sier Kielland.

Hvordan vil brukerne våre merke at vi er omorganisert?

– Målet er at vi skal framstå enhetlige og forutsigbare utad og at vi som organisasjon skal kunne yte best mulig overfor innbyggere og utbyggere.

Framdrift og organisering

Det er Utviklings- og kompetanseenheten i Oslo kommunene som bistår i gjennomføringen av prosessen. De ansatte fikk presentert fem ulike skisser for ny organisering på allmøte 5. september.

– Vi har svært kompetente medarbeidere som vet hvor skoen trykker i deres hverdag. De er derfor invitert til å komme med innspill til ny organisering. Plan- og bygningsetaten skal levere på et svært viktig samfunnsoppdrag og organiseringen av etaten er et av flere virkemidler for å kunne gjøre dette på en best mulig måte.

Prosessen startet med å se på fellesfunksjoner i vinter, fortsatte deretter med kjerneproduksjonen og ny organisering skal presenteres for de ansatte 17. oktober. Den nye organisasjonen skal tre i kraft ved årsskiftet.